Términos del servicio

Última actualización: 26 de octubre de 2026 · Versión 2026-10-26

1. Quiénes somos y aceptación

El servicio lo presta FlowVex Systems (en adelante, «FlowVex»), con domicilio en la Ciudad de México. Al contratar un plan, activar su cuenta o usar el portal, usted acepta estos términos en nombre propio o de la organización que representa, y declara tener facultades para obligarla.

2. Qué incluye el servicio

• Vigilancia diaria y automática del estatus que COFEPRIS publica para los trámites que usted registra.
• Vigilancia diaria de los registros sanitarios nuevos a nombre de las empresas que usted indique, desde el plan Esencial (1 empresa en Esencial, 3 en Profesional y 10 en Despacho).
• Aviso por correo cuando un trámite pasa a «Trámite disponible» y cuando aparece un registro sanitario nuevo a nombre de una empresa vigilada; los demás cambios de estatus se registran en el historial del portal.
• En los planes Profesional y Despacho, lectura inteligente de comprobantes escaneados con un cupo mensual (20 y 60 lecturas, respectivamente) que se renueva cada mes y no se acumula; los PDF con texto se leen siempre sin consumir el cupo. Los folios sugeridos siempre los revisa y confirma usted.
• En los planes Profesional y Despacho, la notificación detallada: en prórrogas y modificaciones técnicas o administrativas, qué cambió en el registro sanitario después de la resolución; en solicitudes de registro nuevo, aviso cuando se publica un registro de la empresa con el principio activo solicitado. Con ella, el «aviso anticipado»: cuando el registro ya muestra el cambio solicitado antes de que el trámite aparezca como disponible, el portal se lo indica. Es informativo y no ocurre en todos los casos; la resolución oficial es la que cuenta.
• Desde el plan Esencial: «Consultar ahora», carga de trámites por CSV o por el PDF del acuse, exportación a Excel, usuarios adicionales (hasta 3 en Esencial, 10 en Profesional e ilimitados en Despacho) y avisos por correo 6 y 3 meses antes de que venzan los registros de las empresas que usted indique, más un último aviso para pedir la prórroga, con la vigencia que COFEPRIS publica en su catálogo.
• En los planes Profesional y Despacho, herramientas de gestión: cálculo del plazo de las prevenciones, con avisos a 10, 5 y 1 día hábil y el día límite; responsable de cada trámite; expediente con documentos, notas y línea de tiempo; resumen semanal por persona, y reportes de sus trámites en PDF y CSV.
• En los planes Profesional y Despacho, el aviso de «posible prevención»: en trámites con notificación detallada cuyo cambio COFEPRIS publica en su catálogo, si el trámite ya está disponible y el catálogo no refleja el cambio, el portal lo señala para que usted lo revise. Usted puede confirmarlo o descartarlo.
• En el plan Despacho, su logotipo y sus datos de contacto en los reportes, y el Turbo de la revisión inicial de los trámites que acaba de cargar (vea la sección 7).
• En el plan FlowVex Corporativo, todo lo del plan Despacho con más capacidad (15 empresas vigiladas, 150 trámites, 90 lecturas inteligentes al mes y usuarios ilimitados) el módulo Expedientes con sus créditos y el Catálogo COFEPRIS (vea la sección 8).
• En todos los planes, «Preparar PDF para VUCEM»: la preparación de sus documentos en PDF con las características que pide VUCEM, con un cupo mensual de archivos según su plan (vea la sección 6). También puede contratarse por separado con el plan Solo convertidor o, sin suscripción, con paquetes prepago de documentos.
• En todos los planes, la ayuda dentro del portal: responde dudas sobre el uso del portal (cómo agregar trámites y empresas, qué significa cada estatus, vencimientos, documentos para VUCEM, facturas y planes) con respuestas breves y orientativas, que pueden no ser exactas y no sustituyen la revisión de sus trámites ni la asesoría regulatoria o legal. La ayuda no consulta ni recibe sus trámites, empresas ni los datos de su cuenta: solo el texto que usted escribe en ella, que se usa para responderle en ese momento y no se guarda. Tiene un límite diario de preguntas por usuario. Para lo que no resuelva, escríbanos a soporte@flowvexsystems.com.
• El plan Individual incluye, para un usuario, la vigilancia diaria de hasta 5 trámites, las alertas por correo y el historial. No incluye «Consultar ahora», la carga por CSV o por comprobante, la vigilancia de registros, los avisos de vencimiento ni las herramientas de gestión, y no admite bloques de trámites ni empresas adicionales: para crecer se cambia a Esencial.

Los límites de empresas vigiladas y trámites activos dependen del plan contratado y se muestran en su portal. La forma en que FlowVex obtiene, procesa y presenta la información es propiedad de FlowVex y puede cambiar sin aviso, siempre que el servicio contratado se siga prestando.

3. Contratación y activación

• El servicio se contrata directamente con FlowVex o, cuando esté disponible, en línea. En cuanto se confirma el pago, usted recibe en su correo un enlace para activar su cuenta y puede usar el portal de inmediato.
• La configuración es de autoservicio: usted da de alta sus empresas, trámites, destinatarios y usuarios. FlowVex no captura información por usted ni verifica que la que usted capture sea correcta.
• El servicio se considera entregado desde que la cuenta queda disponible para activarse, aunque usted no la active o no registre trámites.
• Cuando el registro en línea esté abierto, también puede crear una cuenta sin tarjeta en portal.flowvexsystems.com/crear-cuenta con la razón social y el RFC de su organización, su nombre y su correo. La cuenta nace sin plan: desde su portal puede activar la prueba gratis o contratar un plan. Se admite una cuenta por RFC y por correo.
• Si solo necesita «Preparar PDF para VUCEM» de vez en cuando, puede comprar en línea un paquete prepago sin suscripción (sección 6): con sus datos y los de su factura se crea su cuenta prepago y, en cuanto se confirma el pago único, recibe en su correo el enlace para activarla.

4. Prueba gratis

• Cada organización puede usar la prueba gratis una sola vez, y una sola vez por RFC. No se pide tarjeta y no se cobra nada.
• Usted la activa cuando quiera desde su portal. Dura 30 días naturales a partir de la activación.
• Durante la prueba tiene 3 lugares de trámite «Prueba premium», además de los de su plan si tiene uno, con todas las funciones del servicio, incluidas la notificación detallada, la posible prevención y su marca en los reportes. También incluye la vigilancia de 1 empresa, si su plan no incluye más, 3 lecturas inteligentes de comprobantes en total y 2 documentos de «Preparar PDF para VUCEM» en total.
• Los 3 lugares de prueba no se liberan si borra o quita un trámite de prueba.
• Expedientes en la prueba. Mientras FlowVex tenga a la venta el plan FlowVex Corporativo, la prueba incluye también el módulo Expedientes (sección 9) con 1 crédito de expedientes para toda la prueba. Ese crédito no se acumula, vence al terminar la prueba y durante la prueba no se pueden comprar créditos adicionales; con él solo se pueden abrir expedientes de trámites que cuestan 1 crédito, según la tabla que el portal muestra antes de abrirlos (sección 8). Si la prueba termina sin que contrate FlowVex Corporativo, el módulo Expedientes se cierra y, 3 días naturales después de la fecha de término, se borran los documentos, los datos del formato y los tomos de los expedientes abiertos en la prueba; queda solo su registro (checklist, estados y fechas). Le avisaremos por correo antes de que termine la prueba, con la fecha de borrado, y el borrado nunca ocurre antes de la fecha que diga el aviso ni antes de 3 días desde que se envió; si el correo no se puede entregar, los documentos se borran 10 días después de la fecha de término. Solo se borran los expedientes abiertos con el crédito de la prueba. Si contrata FlowVex Corporativo antes de esa fecha, los expedientes se conservan y siguen igual.
• Le avisaremos por correo 5 días antes de que termine y el día en que termina.
• Al terminar, los trámites de prueba que caben en el límite de su plan pasan a su plan. Los que no caben quedan en pausa y conservan su historial; usted elige cuáles conservar o mejora su plan. Desde ese momento aplican las funciones y los límites de su plan.
• Si al terminar no tiene un plan contratado, su cuenta queda de solo consulta: puede ver su historial, pero FlowVex deja de consultar sus trámites hasta que usted contrate. También puede pedirnos que eliminemos su cuenta.
• La prueba no se convierte por sí sola en un plan de pago. FlowVex puede negar o terminar la prueba de cuentas creadas con datos falsos o para repetirla.

5. Pagos y facturación

• Los precios están en pesos mexicanos y se les suma el IVA. No hay costo de apertura: el primer pago es la primera mensualidad de su plan.
• Cambios de precio. FlowVex puede ajustar sus precios. Cuando lo haga, se lo avisaremos por correo al administrador de su cuenta, con el precio anterior, el nuevo y la fecha desde la que aplica. Si ya tiene una suscripción activa, le respetamos el precio anterior durante sus 2 siguientes cobros mensuales y a partir del 3.^er cobro aplica el precio nuevo; si el precio baja, el nuevo le aplica desde su siguiente cobro. Puede cancelar antes de que aplique el precio nuevo, sin penalización. Los precios siempre son antes de IVA y en pesos mexicanos (MXN).
• La suscripción es mensual y se renueva automáticamente con el método de pago que usted registró con nuestro procesador de pagos. No hay plazo forzoso. Los paquetes prepago y el paquete extra no son una suscripción: se pagan una sola vez y no se renuevan (sección 6).
• Puede ampliar su plan, cambiarlo o cancelarlo desde su portal. Las ampliaciones aplican al momento; la cancelación surte efecto al terminar el periodo ya pagado.
• Si sube de plan o compra una empresa o un bloque de trámites adicional, lo que ya pagó no se pierde: se descuenta automáticamente la parte no usada de su plan anterior y hoy solo se cobra la diferencia proporcional por los días que faltan de su periodo. Antes de confirmar, el portal le muestra el importe exacto. Su fecha de renovación no cambia y, a partir del siguiente periodo, se cobra el precio completo del nuevo plan.
• El plan Individual no admite bloques de trámites ni empresas adicionales: para crecer se cambia a Esencial, con el mismo cálculo proporcional.
• Lo que FlowVex agregue a su cuenta sin costo (una cortesía) aplica mientras esté vigente y no cambia su suscripción ni sus cobros. Si tiene fecha de vencimiento, le avisaremos por correo 7 días antes; al terminar, su cuenta vuelve a lo que incluye su plan sin borrar nada.
• Si baja de plan, el saldo a su favor que resulte se descuenta de sus siguientes cobros; no se hacen devoluciones en efectivo.
• Los pagos no son reembolsables, incluidos los periodos parciales y las ampliaciones. Si cancela, el servicio sigue activo hasta el final del periodo ya pagado y no se hacen más cargos.
• El recibo que emite nuestro procesador de pagos es su comprobante de pago. La factura (CFDI) se solicita desde su portal con los datos fiscales que usted capturó; cuando está lista, se descarga en su portal y le avisamos por correo.
• Si un pago no se puede cobrar, se lo avisaremos por correo. Si sigue pendiente, el servicio puede suspenderse; su información se conserva y el acceso se restablece al regularizar el pago.

6. Preparar PDF para VUCEM, plan Solo convertidor, paquetes prepago y paquete extra

• Qué hace. Usted sube sus documentos (PDF, JPG o PNG) y el portal le entrega un PDF a 300 dpi, en escala de grises de 8 bits, sin páginas en blanco (puede desactivarlo) y dentro del tamaño máximo que usted elija (3 MB o 10 MB). Si un documento no cabe en ese tamaño, se le entrega dividido en partes.
• Cupo mensual. Cada plan incluye un número de archivos al mes: Individual 30, Esencial 60, Profesional 150, y Despacho y FlowVex Corporativo sin límite, con uso razonable (si su uso fuera extraordinario, le pediremos escribirnos para atenderlo). La prueba gratis incluye 2 documentos en total; si su prueba empezó antes y ya usó 2 o más, ya no le quedan, y no se descuenta nada de lo que ya preparó. El cupo corresponde al mes calendario en la hora de la Ciudad de México, se renueva el día 1 y no se acumula. Las cifras vigentes se muestran en su portal y en nuestro sitio; si cambian, aplica lo indicado en la sección 15.
• Cómo se cuenta. Cuenta un archivo por cada documento que usted sube y se prepara con éxito, aunque se entregue dividido en partes. Un documento que no se pudo preparar no se descuenta.
• Plan Solo convertidor. Incluye 100 archivos al mes para «Preparar PDF para VUCEM», por $129 más IVA al mes (o el precio vigente), sin vigilancia de trámites ni de registros. Se paga como cualquier plan (sección 5) y puede subir a cualquier otro plan desde su portal; desde ese momento su cupo es el del plan nuevo.
• Paquetes prepago, sin suscripción. Para quien prepara documentos de vez en cuando, FlowVex vende paquetes de pago único: 25 documentos por $199 más IVA, con vigencia de 6 meses, y 100 documentos por $529 más IVA, con vigencia de 12 meses (o los precios y vigencias vigentes al comprar, que se muestran antes de pagar). La vigencia se cuenta desde la fecha de pago y el paquete puede usarse hasta el último día indicado en su portal, inclusive. Se compran desde nuestro sitio o desde su portal sin contratar un plan: no hay cobros mensuales y puede volver a comprar cuando quiera. La cuenta prepago incluye 1 usuario y solo «Preparar PDF para VUCEM»; puede contratar cualquier plan después y sus paquetes vigentes se conservan.
• Paquete extra. Si ya tiene un plan con suscripción (incluido Solo convertidor), puede comprar paquetes de 100 documentos por $99 más IVA cada uno (o el precio vigente), con un pago único, que se usan después del cupo del mes. Los que compre a partir del 13 de octubre de 2026 tienen una vigencia de 2 meses desde la fecha de pago; la pantalla de compra y el recibo indican la fecha en que vencen. Los que compró antes de esa fecha conservan su condición: no vencen mientras su cuenta esté activa.
• Orden de uso y vencimiento. Primero se usa el cupo del mes, después la prueba gratis, después lo que FlowVex le haya dado como cortesía y al final sus paquetes, empezando por el que vence antes (los que no vencen, al último). Le avisaremos por correo al administrador de su cuenta, y en el portal, 15 y 3 días antes de que venza un paquete con documentos sin usar. Al vencer, los documentos no usados se pierden; tampoco se pueden usar si la cuenta se cancela o se elimina.
• Sin reembolsos ni transferencias. Los paquetes prepago y los paquetes extra no son reembolsables, ni siquiera en la parte no usada o vencida, y no se transfieren a otra cuenta, organización o persona. Si un pago se revierte o se reembolsa, los documentos no usados de ese paquete se retiran de su cuenta.
• Su archivo y su trámite. Usted es responsable de revisar que cada archivo cumpla con lo que pide su trámite específico en VUCEM o en la dependencia que corresponda (por ejemplo, el tamaño máximo o requisitos adicionales) y de presentarlo. FlowVex no presenta trámites por usted ni garantiza que la ventanilla acepte un archivo.
• Borrado a las 24 horas. Los documentos que sube y los archivos preparados se guardan cifrados y se borran automáticamente 24 horas después de prepararse; el documento original se borra en cuanto termina la preparación. Descárguelos dentro de ese plazo: después no se pueden recuperar. Solo conservamos lo necesario para contar su cupo (fecha, número de páginas y resultado), sin el nombre ni el contenido del archivo.

7. Turbo de la revisión inicial

• Quién lo tiene. El Turbo es exclusivo de los planes Despacho y FlowVex Corporativo, incluidos cuando FlowVex los asigna como cortesía mientras esté vigente.
• Cuándo aplica. Solo durante la revisión inicial de los trámites que usted acaba de cargar, para darle prioridad a esa primera revisión. No aplica a la revisión de trámites seleccionados, a «Consultar ahora» ni a la vigilancia diaria, que siguen su curso normal.
• Uno a la vez. Hay un Turbo a la vez en todo el servicio: si otro está en curso, el suyo puede quedar en cola hasta que le toque. También puede pausarse o terminar antes de lo previsto para cuidar la disponibilidad de las fuentes oficiales de consulta; en ese caso la revisión continúa sin Turbo.
• Sin compromiso de tiempos. El Turbo da prioridad, pero no garantiza tiempos de revisión ni de detección, que dependen de la cantidad de trámites y de la disponibilidad de las fuentes oficiales (sección 10).

8. Plan FlowVex Corporativo, créditos de expedientes y Catálogo COFEPRIS

• Qué incluye. Todo lo del plan Despacho con más capacidad (sección 2), el módulo Expedientes, para preparar con sus clientes los expedientes de sus trámites, y el Catálogo COFEPRIS. FlowVex lo ofrece cuando lo pone a la venta y también puede asignarlo como cortesía.
• Precio. $5,783 más IVA al mes, o el precio vigente que se muestra antes de pagar. Se paga como cualquier plan (sección 5).
• Créditos incluidos. Cada mes calendario (hora de la Ciudad de México) el plan incluye 3 créditos de expedientes. Los que no use pasan al mes siguiente hasta un máximo de 10 créditos incluidos acumulados; lo que exceda ese máximo no se acumula.
• Créditos adicionales. Puede comprar créditos adicionales a $1,579 más IVA cada uno, o el precio vigente que se muestra antes de pagar, con un pago único. Tienen una vigencia de 12 meses desde la fecha de pago y se acreditan en cuanto nuestro procesador de pagos confirma el pago.
• Uso. Abrir un expediente descuenta los créditos que corresponden a su trámite, según la tabla vigente que el portal le muestra antes de abrirlo. Se usan primero los créditos incluidos en su plan y después los adicionales que venzan antes. Un expediente se cobra una sola vez. Los créditos usados no se devuelven, aunque el expediente no se complete o se haya abierto por error.
• Su saldo. FlowVex lleva su saldo como un registro de movimientos (créditos del mes, compras, usos, vencimientos y ajustes) que no se modifica ni se borra, y usted lo consulta en su portal. Si FlowVex hace un ajuste, queda registrado con su motivo.
• Sin reembolsos ni transferencias. Los créditos no son reembolsables ni canjeables por dinero, no se transfieren a otra cuenta, organización o persona, y los vencidos no se reponen. Si un pago se reembolsa, total o parcialmente, se retiran de su cuenta, en la misma proporción, los créditos de esa compra que no haya usado. Si un pago se desconoce ante su banco, FlowVex puede retirar con un ajuste los créditos de esa compra que no haya usado.
• Si cambia de plan o cancela. Los créditos solo se usan con el plan FlowVex Corporativo (o, el de la prueba, durante la prueba gratis; sección 4). Si cambia a otro plan o cancela el servicio, los créditos incluidos en el plan que no haya usado se pierden. Los créditos adicionales que compró conservan su vigencia de 12 meses desde su pago, por si regresa al plan, y no se reembolsan.
• Catálogo COFEPRIS. Una consulta ordenada del catálogo público de registros sanitarios de plaguicidas y nutrientes vegetales que publica COFEPRIS: buscador, ficha de cada registro, perfiles por empresa, ingrediente activo y cultivo, los cambios de cada semana, vencimientos y tendencias. Es información pública: FlowVex no la vende, solo la ordena para que usted la consulte. Se actualiza una vez por semana, por lo que puede haber hasta una semana de desfase con lo que COFEPRIS publica; la consulta oficial es la de COFEPRIS. La exportación a Excel incluye solo lo que usted busca, con un máximo de filas por archivo.
• Alertas del Catálogo. Cada cuenta puede seguir hasta 10 ingredientes activos, empresas o cultivos. Cada persona que sigue algo recibe un solo correo por semana, cuando cambió algo de lo que sigue (registros nuevos, registros que ya no aparecen y cambios de vigencia o usos); puede dejar de seguirlos en cualquier momento desde el portal.

9. Expedientes: consultorías y la información de sus clientes

El módulo Expedientes del plan FlowVex Corporativo permite a una consultoría preparar con sus clientes los expedientes de sus trámites: el checklist de cada trámite, los documentos que sube su cliente, su revisión y el seguimiento. En esta sección, «la consultoría» es la organización que contrata el plan y «sus clientes» son las empresas o personas para las que prepara los expedientes.

• La consultoría es la responsable; FlowVex, el encargado. La consultoría decide qué información de sus clientes se captura y para qué, y es la responsable de ella y de los datos personales que contiene (por ejemplo, los de propietarios, representantes legales y personas autorizadas). FlowVex trata esa información solo por cuenta de la consultoría, conforme a sus instrucciones y únicamente para prestarle el servicio: no la usa para ningún otro fin, no la comparte, no la vende ni la usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Aviso de privacidad de la consultoría. La consultoría debe contar con su propio aviso de privacidad y, cuando la ley lo exija, con el consentimiento de los titulares, para los datos personales de sus clientes que captura en FlowVex o que les pide subir.
• Usuarios de sus clientes. La consultoría da de alta a sus clientes y a las personas de cada cliente que tendrán acceso. Cada una entra a una sección aparte, en español o en inglés, donde solo ve los expedientes que la consultoría abrió para su cliente y solo puede consultar y subir información (documentos y la ficha de su empresa); no ve la vigilancia de la consultoría ni a otros clientes, salvo el estatus ante la autoridad de los folios ligados a su expediente cuando la consultoría decide mostrárselo. La consultoría responde de a quién da acceso y de retirarlo cuando corresponda.
• Confidencialidad de la información de negocio. La información comercial, técnica y regulatoria de los clientes de la consultoría (por ejemplo, fórmulas, estudios, registros y documentos del expediente) es confidencial y se trata con los mismos cuidados de la sección 12.
• Aislamiento y cifrado por cliente. La información de cada cliente está aislada de la de los demás clientes de la misma consultoría en la propia base de datos, y su ficha y sus documentos se cifran con una llave propia de ese cliente. Nadie del personal de FlowVex la ve sin el acceso de soporte que activa el administrador de la consultoría (sección 11), y las acciones sensibles quedan en la bitácora de la consultoría.
• Borrado de documentos 60 días después del dossier. Cuando el portal genere el dossier de un expediente, sus documentos se borrarán 60 días después. La fecha del borrado se muestra en el expediente desde que se genera el dossier y, además, enviamos un aviso por correo a la consultoría con al menos 7 días de anticipación para que descargue lo que necesite conservar; si ese correo no se puede entregar, los documentos se borran a más tardar 7 días después de la fecha indicada en el expediente. Queda el registro del expediente (checklist, estados, comentarios y fechas), sin los documentos. Las copias de respaldo que los contengan se eliminan al cumplirse su periodo de conservación de 7 días.
• Descargar la información. El administrador de la consultoría puede descargar en cualquier momento, con «Descargar todo», la información completa de cada expediente (sus documentos, tomos, checklist con estados y comentarios, y su registro de cambios) para conservarla fuera de la plataforma.
• Borrar a un cliente. El administrador de la consultoría puede borrar a un cliente con toda su información (expedientes, ficha, documentos, tomos y el acceso de sus usuarios). Es definitivo: su llave de cifrado se destruye, sus archivos se quitan del almacenamiento y esa información ya no se puede recuperar. Los créditos usados no se devuelven. Las copias de respaldo que la contengan se eliminan al cumplirse su periodo de conservación de 7 días.
• Fin del plan FlowVex Corporativo. Si la consultoría cancela el plan, conserva el módulo Expedientes hasta el último día de su periodo pagado, sin días adicionales (los 3 días de la sección 4 aplican solo al terminar la prueba gratis). Cuando la cancelación queda programada le avisamos por correo con la fecha; hasta ese día puede seguir trabajando y descargar la información de sus expedientes. Al terminar el periodo se borran los documentos, los datos del formato y los tomos de sus expedientes; queda solo el registro. Si la cuenta deja de tener Expedientes sin una cancelación programada (por ejemplo, al terminar una cortesía del plan o al cambiar a un plan sin Expedientes), le avisamos por correo en ese momento y los documentos se borran 7 días después del aviso; si el correo no se puede entregar, 14 días después. Un pago pendiente o una suspensión temporal no borra nada mientras la suscripción pueda reactivarse.
• Revisión y requisitos. El checklist de cada trámite es una guía. La consultoría decide qué pedir (puede agregar requisitos «Otro») y revisa cada documento; FlowVex no revisa su contenido ni garantiza que la autoridad lo acepte (sección 10).
• Al terminar el servicio. Si la consultoría termina su servicio, a la información de sus clientes se le aplica lo indicado en la sección 11, y los usuarios de sus clientes dejan de tener acceso.

10. Qué no hace FlowVex

11. Su información y acceso de FlowVex

La información que usted captura, los documentos y notas de su expediente, el logotipo de sus reportes y los resultados del servicio son de su organización. El software, los procesos, el diseño y la marca FlowVex son propiedad de FlowVex. Tratamos los datos personales conforme a nuestro aviso de privacidad.

FlowVex no tiene acceso a su información sin su autorización previa. El portal no le permite al personal de FlowVex ver ni modificar las empresas, trámites, comprobantes, documentos del expediente, destinatarios, usuarios ni alertas de su organización salvo que el administrador de su organización active el acceso de soporte desde su portal; sin ese permiso, la administración de FlowVex solo ve datos generales de la cuenta (plan, pagos y totales) y los datos de contacto de sus usuarios (nombre, correo, perfil y estado), únicamente para identificar su cuenta cuando nos pide ayuda y saber a qué cuenta pedirle el acceso de soporte. Con el acceso de soporte activo y a petición de su organización, FlowVex puede restablecer el acceso de un usuario (su contraseña o su verificación en dos pasos); la contraseña temporal se entrega a quien hizo la solicitud y el usuario debe cambiarla al entrar. Cada entrada de soporte queda registrada en su bitácora y usted puede retirar el permiso en cualquier momento. Los procesos automáticos del servicio usan su información únicamente para prestarle el servicio. Los documentos que sube a «Preparar PDF para VUCEM» se usan solo para prepararlos y se borran a las 24 horas (sección 6).

Al terminar el servicio conservaremos su información durante 30 días para que pueda solicitar una copia; después se elimina, salvo lo que la ley obligue a conservar. Vea cómo obtener una copia en la sección 12.

12. Confidencialidad y seguridad de su información

La información de su organización es suya. Para protegerla:

• Aislamiento. Cada organización está aislada de las demás, y ese aislamiento lo garantiza la propia base de datos, no solo la aplicación.
• Documentos cifrados. Los documentos que sube, como sus comprobantes, se guardan cifrados con una llave propia de FlowVex, en almacenamiento privado. En el módulo Expedientes, además, la ficha y los documentos de cada cliente se cifran con una llave propia de ese cliente (sección 9).
• Acceso de soporte solo con su permiso. Nadie del personal de FlowVex entra a su información sin el permiso de «acceso de soporte», que activa el administrador de su cuenta y que puede retirar en cualquier momento.
• Bitácora. Las acciones sensibles (inicios de sesión, cambios de usuarios y permisos, accesos de soporte y descargas de copias de su información) quedan en una bitácora que el administrador de su cuenta puede consultar.
• Respaldos. Hacemos respaldos diarios de la base de datos, que se eliminan al cumplirse su periodo de conservación de 7 días. Si algo de su información se borró o cambió por error, el administrador de su cuenta, con el acceso de soporte activado, puede pedir que la restauremos a un momento de esos 7 días; la solicitud se revisa caso por caso y le escribimos antes de hacer cualquier cambio. La restauración no aplica a lo que usted borró de forma definitiva a propósito (por ejemplo, un cliente de Expedientes o toda su cuenta).
• Verificación en dos pasos. Está disponible para todos los usuarios, incluidos los usuarios de los clientes de una consultoría en el módulo Expedientes; es obligatoria para el personal de FlowVex y el administrador de su cuenta puede exigirla a todos sus usuarios.
• Uso exclusivo. Su información no se comparte con terceros, salvo con los proveedores que operan el servicio por cuenta de FlowVex (aviso de privacidad, sección 4), no se vende, no se usa para ningún otro fin ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Copia de su información. El administrador de su cuenta puede descargar toda la información de su organización en «Mi cuenta → Descargar toda mi información» (un archivo ZIP con sus datos en Excel y sus documentos). También puede pedírsela a FlowVex: si su cuenta tiene activo el acceso de soporte, al administrador le llega un correo con un enlace para descargarla dentro del portal, con su sesión iniciada, que vence en 24 horas (la copia se arma automáticamente en ese momento y nadie de FlowVex ve su contenido). Nunca enviamos archivos adjuntos por correo.

Sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) sobre sus datos personales, y cómo ejercerlos, se describen en nuestro aviso de privacidad.

13. Sus responsabilidades

• Capturar información correcta y mantenerla al día: números de trámite, empresas, correos de destinatarios y usuarios.
• Usar el servicio solo para las empresas de su organización o de los clientes que usted atiende, dentro de los límites de su plan.
• Crear su cuenta con datos verdaderos de su organización, sin usar datos de terceros ni abrir varias cuentas para repetir la prueba gratis.
• Subir al expediente, como logotipo y a «Preparar PDF para VUCEM» solo archivos que tenga derecho a usar.
• No compartir sus credenciales ni revender o ceder el acceso ni los documentos de sus paquetes. Cada persona debe tener su propio usuario, y usted responde por lo que se haga con las cuentas de su organización.
• No intentar acceder a información de otras organizaciones, copiar o analizar el funcionamiento del servicio, ni afectar su operación.
• No extraer de forma masiva o automatizada el contenido del Catálogo COFEPRIS desde el portal ni revender o redistribuir lo que obtenga de él como un servicio o base de datos propia.

FlowVex puede suspender o cancelar, sin reembolso, las cuentas que incumplan estos términos.

14. Disponibilidad y límite de responsabilidad

El servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad». Trabajamos para que funcione todos los días, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, por fallas de proveedores o de las fuentes de la autoridad, o por causas ajenas a FlowVex.

En la máxima medida que permita la ley, FlowVex no responde por daños indirectos o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de oportunidades, multas, sanciones, vencimiento de plazos, ni por decisiones tomadas con base en una alerta o en la falta de ella. La responsabilidad total de FlowVex frente a usted, por cualquier causa, se limita al monto efectivamente pagado por el mes de servicio en curso, es decir, el periodo mensual en el que ocurra el hecho que la origine.

15. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la nueva versión en esta página y, si el cambio afecta su plan o su precio, se lo avisaremos por correo con al menos 15 días de anticipación. Seguir usando el servicio después de ese plazo implica que acepta los cambios.

16. Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes federales de los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales de la Ciudad de México y renuncian a cualquier otro fuero.

17. Contacto

Dudas sobre estos términos: soporte@flowvexsystems.com.